الكثير من رواد الاعمال والمدراء يرغبون في التطوير التكنولوجي للكيان الاقتصادي من خلال تطبيق أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP Systems والتي تساعد الشركات على التحول الرقمي وزيادة الكفاءة والفعالية وديناميكية الإجراءات والتقارير ، ومما لا ريب فيه يواجهون صعوبات في اختيار النظام المناسب من حيث التكلفة والعائد والملائم لطبيعة النشاط والعنصر البشري ، وهنا يأتى دورنا كالاتى:

1. دراسة وفحص طبيعة النشاط ودورة العمل وقدرات العنصر البشرى العامل والملاءة المالية للعميل ، وبناءً عليه نقوم بترشيح مجوعة الأنظمة المناسبة للعميل.

2. طلب عروض أسعار من مقدمي الأنظمة والبرامج .

3. التفاوض مع مقدمي الأنظمة والبرامج على الأسعار.

4. استقصاء اراء العملاء المنفذين لنفس الأنظمة ، للتأكد من احترافية الشركات مقدمة الخدمة والدعم الفني ، ومعرفة المزايا والعيوب.

5. اعداد تقرير مفاضلة بين عروض الأسعار المقدمة من الشركات شاملاً كافة التفاصيل من حيث الأسعار والمزايا والعيوب وتقييمات العملاء.

الكثير يعتقد ان أنظمة ERP Systems مثل برامج الكومبيوتر او الهاتف المحمول ، انه مجرد برنامج سيتم تحميله واستخدامه بسهولة ، ولكن الامر ابعد من ذلك بكثير ، فتنفيذ وتشغيل هذه البرامج والأنظمة ليس بالأمر السهل او البسيط كما يعتقد البعض، حيث ان هذه الأنظمة تمثل عدة أنظمة مترابطة مع بعضها البعض فى قاعدة بيانات واحدة فنجد نظام للمبيعات ونظام للمشتريات ونظام للمخازن ونظام للأصول الثابتة ونظام لنقاط البيع POS ونظام للموارد البشرية HR  ،ونظام المحاسبة الذى يمثل المصب الأخير لكل هذه الأنظمة ، حتى تعمل كل إدارات المؤسسة او الشركة على نفس قاعدة البيانات ولكن لكل ادارة نظام يتم استخدامه يتم فيه تحديد صلاحيات المستخدمين للنظام ، وتحديد الدورة المستندية لكل نظام والتقارير المطلوبة من كل نظام ، واليك ما نقوم به في ادارة تنفيذ مشاريع أنظمة ERP Systems :

1. دراسة وفحص طبيعة النشاط ودورة العمل وقدرات وامكانيات الكوادر البشرية ومدى تأهيلها لاستخدام أنظمة تكنولوجية متقدمة.

2. تحديد الأنظمة التي سيتم تنفيذها ، مثل نظام المبيعات ، ونظام المشتريات ، نظام المخازن ، نظام الحسابات ، نظام الموارد البشرية ، نظام الأصول الثابتة،... الخ.

3. تحديد الدورة المستندية لكل نظام ، على سبيل المثال نظام المشتريات يمكن ان يبدأ بطلب الشراء ثم عروض أسعار ثم امر شراء ثم تحويل امر الشراء الى فاتورة ، وهذه الدورة المستندية تختلف من شركة الى أخرى وفقاً لطبيعة النشاط وحجم الشركة والهيكل التنظيمي والإداري.

4. تحديد دورة الصلاحيات والموافقات ، على سبيل المثال ان يتم تحديد صلاحية مندوب المشتريات بإنشاء طلب شراء ، ثم يتم الموافقة عليه من مدير المشتريات ومن ثم تحويله الى امر شراء يتطلب موافقة المدير المالي ، وأيضا تختلف هذه الدورة من شركة الى أخرى وفقاً لدورة العمل بها.

5. تحديد التقارير المطلوبة في كل نظام ، على سبيل المثال التقارير في نظام المشتريات تشمل تقارير عن طلبات الشراء المفتوحة ، طلبات الشراء المغلقة ، أوامر الشراء المفتوحة ، أوامر الشراء المعلقة ، تقرير الموردين ، تقرير الأصناف ، تقرير أسعار الموردين ، تقرير خصومات الموردين ، تقرير مندوبي الشراء ، تقارير المشتريات المفوترة ، تقارير استلامات المخازن ، تقارير الفواتير المعلقة ، وغيرها من التقارير ، وفى بعض الشركات تتطلب تقارير مخصصة يتم تنفيذها بشكل مخصص.

6. تحديد الخطة الزمنية للتنفيذ ، حيث ان الخطة الزمنية عامل هام فى التنفيذ ويمثل التزام على الشركة مقدمة الخدمة ، فبدون خطة زمنية قد يستغرق الامر اكثر من سنة دون تنفيذ بشكل نهائي واحترافي.

7. اعداد وتجهيز البيانات المطلوبة لتغذية النظام بها ،حيث تطلب الشركة القائمة بتنفيذ النظام بيانات فى شكل تقارير مخصصة لتغذية النظام البرمجي بها لهيكلتها وتجهيزها على النظام لتكون جاهزة لاختبار العمليات ، على سبيل المثال تطلب الشركة المبرمجة ما يُسمى بالماستر داتا Master Data والتى تتمثل فى بيانات العملاء والموردين والبنوك والمخزون وشجرة الحسابات ، لتغذية النظام بها لتجهيز النظام للعمل عليه.

8. تدريب المستخدمين ، حيث تقوم الشركة المبرمجة بتدريب المستخدمين لكل نظام على حده في ورش عمل تدريبية لإيضاح خصائص النظام وكيفية استخدامه ، ويتم تسجيل هذه الورش اون لاين لإعادة استخدامها مرة أخرى مع المستخدمين وتمكينهم من الاستخدام الصحيح للنظام.

9. اختبار العمليات والنتائج والتقارير ، حيث يتم اختبار كل نظام على حده بعمليات فعلية واختبار نتائجها ، على سبيل المثال اختبار نظام المشتريات من خلال انشاء طلب شراء ثم ارفاق عروض أسعار ثم الموافقة عليه من قبل مدير المشتريات وتتبع العملية الى ان يتحول الى فاتورة مشتريات تم ترحيلها الى نظام الحسابات وبالمثل يتم اختبار العمليات على كل نظام ، كما يتم اختبار التقارير وصحتها ودقتها.

10. التشغيل المباشر ، وهى المرحلة الاخيرة فى ادارة وتنفيذ المشروع ، حيث يتم التخطيط لمرحلة التشغيل المباشر من خلال تجهيز البيانات والارصدة وجرد المخزون ومن ثم نقل البيانات الى النظام الجديد وبدأ التشغيل المباشر والتفاعل مع ادارات الشركة والعملاء والموردين والمخازن ، ويتم مراقبة مرحلة التشغيل باستمرار الى ان تستقر الامور ويتم العمل بشكل طبيعى.